10 важных составляющих банкета

Советы, как организовать банкет на профессиональном уровне, дает директор агентства «Аврора» Инга Мунина

Богатое, щедрое, хлебосольное застолье — в традициях русской свадьбы. Кроме того, это один из ключевых моментов праздничного дня, где гости проводят максимально длительное время. Поэтому организация свадебного банкета требует значительного внимания. Итак, кроме меню с подробным описанием блюд, указанием времени подачи, особенностей сервировки, обслуживанием (все это вы уже наверняка обсудили), уточните у работников ресторана следующие немаловажные вопросы:

1. Дополнительный заказ блюд и напитков   

Обсудите, с кем должны согласовывать официанты, в случае необходимости, дополнительный заказ блюд и напитков гостями. Это может быть жених или кто-то из ответственных друзей или родственников, или же счет подают непосредственно гостю. Иногда принимают такое решение: если гости заказывают что-то из того, что уже было на банкете, но закончилось, то это оплачивают организаторы банкета, т.е молодожены. А если гости желают что-то эксклюзивное, то счет подается сделавшему заказ. Иногда любые дополнительные заказы оплачивают молодожены. Тут, впрочем, нет никаких правил, главное — обсудить этот вопрос с рестораторами заранее, чтобы в конце банкета для вас не было неприятных сюрпризов.

2. Контроль алкоголя и напитков  

Как бы ни было печально говорить об этом, иногда мы сталкиваемся с недобросовестностью персонала ресторанов. Поэтому контроль за реальным расходом алкоголя — вопрос достаточно актуальный, но чрезвычайно сложный в организации. Для того, чтобы снизить риск возможных злоупотреблений, мы просим  хранить весь алкоголь в зале на сервировочных столиках. Так легче осуществлять визуальный контроль. Также вы можете попросить ресторан отчитаться в конце банкета по пустым бутылкам. В любом случае, оба способа не дают 100% гарантии, поэтому выбирайте ресторан хорошего уровня, который дорожит своей репутацией. 

3. Температура воздуха в зале

Комфортная температура и свежий воздух — одно из важных условий для приятного пребывания ваших гостей. Обсудите вопросы отопления или кондиционирования зала. Как быстро можно его проветрить? Не проникают ли посторонние запахи с кухни в банкетный зал? А еще лучше выяснить, когда на данной площадке будет проходить мероприятие со схожим количеством гостей, и не полениться заехать самим, лично проверить обстановку.

4. Время работы ресторана  

Не забудьте уточнить этот вопрос. Некоторые рестораны после завершения официальной программы и ухода части гостей начинают демонстративно убирать столы, иногда даже включать свет и выполнять прочую работу по завершению банкета, несмотря на то, что часть гостей еще присутствует на мероприятии. Обсудите этот важный вопрос, укажите в договоре точное время, до которого вы можете находиться в зале без дополнительной оплаты. И можно ли будет, если возникнет желание, продлить время аренды зала.

5. Гардероб  

Убедитесь в его наличии, а также достаточном количестве мест для одежды ваших гостей. Если у вас очень большое мероприятие (с количеством гостей больше 100-150 человек), то желательно, чтобы в гардеробе работало как минимум двое сотрудников одновременно.

6. Место для курения. Туалеты

Как минимум, просто осмотрите эти места. Проверьте их состояние, чистоту, наличие необходимых средств гигиены для ваших гостей. Проверьте, нужны ли указатели для гостей. При необходимости попросите ресторан установить их.

7. Использование спецэффектов   

Согласуйте с рестораном возможность проведения в зале фейерверков, хлопушек с конфетти, дым-машины, мыльных пузырей и прочих спецэффектов во время развлекательной программы. Далеко не во всех залах разрешено их использование. Это связано, прежде всего, с правилами пожарной безопасности, а также техническими ограничениями. Обязательно поставьте ведущего, организаторов, администратора ресторана в известность по этим вопросам.

8. Оформление зала. Монтажные работы   

Согласуйте с рестораном время работы оформителей и других подрядчиков на площадке. Они не должны мешать работе сотрудников ресторана, кроме того, все работы по монтажу должны быть закончены к моменту начала сервировки столов. Не забудьте уточнить, нужно ли оплачивать дополнительные часы аренды зала, на время работы оформителей и других служб (например, монтаж светового, звукового оборудования). Какие способы крепления и монтажа конструкций разрешены на площадке. Когда необходимо провести демонтаж оформления и оборудования. Конечно, все эти вопросы должна выяснять компания, которая выполняет для вас эти работы. Но и вам нелишне будет это проконтролировать.

9. Репетиция. Гримерная комната для артистов   

Если вы приглашаете на ваше мероприятие артистов, уточните, где они могут расположиться, переодеться. Если вы приглашаете звезду, то вам, конечно же, придется выполнить так называемый «бытовой райдер», но и для артистов, которые не выдвигают особых требований — элементарные условия для работы должны быть выполнены. А это наличие помещения с возможностью переодевания, хранения материальных ценностей и реквизита. Проявите немного заботы: предложите артистам, особенно, если они работают в течении всего вечера, как минимум воду, чай. Но нелишним будут и легкий «перекус» — бутерброды, фрукты. Не забывайте также и о ведущем, звукооператоре, фотографе и видеооператоре. Они нуждаются в помещении для небольшого отдыха во время работы, ведь они проводят на мероприятия по 6-9 и более часов.

10. Безопасность   

Для некоторых VIP-мероприятий чрезвычайно важны вопросы ограничения доступа на площадку посторонних лиц. Свадьба — это такое мероприятие, где многие гости незнакомы между собой, поэтому при большом количестве гостей на постороннего человека никто не обратит внимание. Если для вас важен вопрос ограничения доступа на площадку посторонних, то обсудите, предоставляет ли площадка охрану, либо самостоятельно обратитесь в охранное агентство. Подумайте также и о сохранности ваших подарков. Выделите специальный стол для подарков, рядом с вашим столом. Назначьте ответственного, того, кто в течении вечера, по мере необходимости, будет уносить подарки из зала. Для денежных конвертов предусмотрите специальный сундучок.  Поверьте, это вопрос, о котором никогда не задумываются молодые. Уделите этому вопросу внимание, и вы сможете избежать неприятных чувств, когда вдруг после праздника обнаружите, что чего-то не хватает!

Как вы видите, вопросов, кроме непосредственно организации питания, много. Но все они крайне важны для качественной организации вашего праздника. Рекомендую с самого начала для переговоров с рестораном выделить ответственного, который и в течение праздника сможет решать какие-либо организационные вопросы. Т.е. это не должны быть жених и невеста. А еще лучше — обращайтесь к профессионалам, ведь качественная работа площадки — это зона ответственности вашего event-менеджера!

Желаю вам красивого и спокойного праздника!



Для отображения этого сайта требуется более новый Интернет-браузер.
Например: Mozilla Firefox, Google Chrome